Cách quản lý siêu thị mini khoa học, rõ ràng, chính xác

Cách quản lý siêu thị mini khoa học, rõ ràng, chính xác

Siêu thị mini có rất nhiều mặt hàng khác nhau. Bởi vậy việc quản lý đòi hỏi bạn cần phải thật khoa học, chi tiết, rõ ràng, tránh nhầm lẫn. Mời các bạn cùng tham khảo một số kinh nghiệm sau đây.

Trước khi tìm hiểu về cách quản lý, chúng tôi khuyên bạn nên xem trước bài: Cách mở siêu thị mini theo các bước đơn giản nhất nhé. Trong bài này, bạn sẽ hình dung được những thứ cần chuẩn bị khi muốn kinh doanh siêu thị mini.

Cách quản lý siêu thị mini khoa học, rõ ràng, chính xác

1. Khi nhập hàng hóa

- Bạn cần nhập theo đúng các thông tin ghi trên phiếu giao hàng của nhà cung cấp trước khi bán. Kiểm tra lại chứng từ nhập xem có khớp với chứng từ gốc hay không nhé! Nen mua phần mềm quản lý bán hàng để nhập hàng, như vậy bạn sẽ quản lý chính xác hơn.

- Với những hàng không có tem, mã vạch thì bạn nên in ra nhé. Có thể in và dán trên kệ hàng giúp khách dễ dàng biết được giá, tuy nhiên mỗi khi thay đổi giá bạn nhớ phải in lại.

- Dán mã hàng: đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ. Do đó bạn cần đào tạo nhân viên sao cho khi dán không bị nhầm lẫn các mặt hàng với nhau.

- Đối với hàng hóa cùng loại, cùng giá nhưng khác nhau một chút về màu sắc, mùi hương,… cũng cần có mã vạch khác nhau. Bạn cần lưu ý tránh trường hợp nhập thiếu nhé!

2. Về chính sách giá

Bạn cần có chính sách về giá sản phẩm trên phần mềm để việc thanh toán được nhanh chóng. Ví dụ như các chương trình giảm giá, khuyến mại, tặng quà,… cần có chính sách cụ thể. Tránh trường hợp khi khách thanh toán bạn mới tính xem hàng này được giảm bao nhiêu tiền nhé!

3. Cần kiểm tra định kỳ trên phần mềm theo ngày, tuần, tháng

Để dữ liệu trên phần mềm được chính xác thì bạn cần phải kiểm tra thường xuyên. Nếu có sai sót, sau này bạn khó kiểm soát được về tiền, hàng tồn kho.

- Kiểm tra doanh thu theo ngày: xem sổ nhật ký bán lẻ, bán buôn và so sánh trên sổ/ phần mềm với số tiền thực tế thu được.

- Kiểm tra xem có mặt hàng nào bị âm tồn kho không, nếu có phải sửa luôn.

- Xem những hàng hóa nào tồn kho trong thời gian dài để có chính sách khuyến mại, giảm giá “tống khứ” chúng đi.

Mỗi năm bạn cũng phải kiểm kê định kỳ 2 lần vào thời gian nào có ít khách.

Cần kiểm tra hàng hóa định kỳ theo ngày, tuần, tháng

4. Phân quyền hạn của các nhân viên trên phần mềm

Việc làm này quyết định việc một siêu thị mini thành công hay không. Mỗi một nhân viên có một nhiệm vụ, chức năng và quyền hạn khác nhau:

* Với người mua hàng, quản lý và xây dựng chính sách giá

- Lên danh sách hàng cần đặt: qua lượng tồn kho, số hàng bán chạy,…

- Đặt hàng với nhà cung cấp: tìm nhà cung cấp tin tưởng và đặt hàng qua email hay điện thoại

- Nhập hàng vào kho, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng so với đơn mình đặt

- Tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp

- Cập nhật lại danh sách hàng hóa: trên phầm mềm, sổ sách

- In và dán tem với những mặt hàng không có tem nhãn

- Trưng bày hàng hóa trên các kệ hàng

* Với người có vai trò quản lý kho, kiểm soát số liệu hàng hóa

- Kiểm tra doanh thu sau mỗi ngày hoặc mỗi ca

- Kiểm tra xem hàng bán ra lợi nhuận thế nào, có bị âm không

- Kiểm tra lượng hãng tồn kho

- Kiểm tra lại những chứng từ cảm thấy nghi ngờ, không tin tưởng

* Nhân viên quản lý công  nợ với đối tác, nhà cung cấp

- Theo dõi và kiểm tra các hóa đơn

- Theo dõi công nợ, tuổi nợ (nợ bao nhiêu ngày)

* Nhân viên thu ngân

- Đầu ca, tiếp nhận số tiền lẻ để trả lại cho khách

- Thực hiện công việc thu ngân

- Bàn giao lại sổ sách, số tiền cho người quản lý vào cuối ca

* Nhân viên bán hàng

- Tư vấn cho khách hàng khi cần

- Đóng gói hàng hóa cho khách

- Trưng bày hàng hóa

* Nhân viên quản trị, quản lý kết quả kinh doanh

- Phân công công việc cho các nhân viên khác

- Theo dõi kết quả kinh doanh theo ngày, tháng, quý, năm

5. Quản lý các thiết bị

Bạn nên mua những thiết bị sau để việc thanh toán, quản lý trong siêu thị mini được nhanh chóng, chính xác:

- Đầu đọc mã vạch: có thể sử dụng đầu đọc tia hoặc đầu đọc CCD. Nên sử dụng riêng đầu đọc để nhập hàng và đầu đọc để thanh toán.

- Máy in hóa đơn: nên sử dụng loại có khổ giấy K80

- Ngăn kéo đựng tiền: chọn loại có nhiều ngăn để đựng các mệnh giá tiền riêng biệt

Ngoài ra bạn cần mua thêm camera, hệ thống đèn điện, … để siêu thị mini hoạt động tốt nhất. Người quản lý phải thường xuyên kiểm tra những thiết bị này để sửa chữa, thay thế khi bị hỏng.

Với những kinh nghiệm quản lý siêu thị mini trên đây, bạn đã có thể tự điều hành cho cửa hàng của mình hoạt động suôn sẻ. Chúc bạn thành công!

>> Xem thêm: Các bước mở siêu thị mini chi tiết từ A-Z